HOME OFFICE: CONVIERTE UN DESAFÍO EN OPORTUNIDAD

16.03.2020

La situación que estamos viviendo hoy con el #CoronaVirus plantea la posibilidad real de trabajar desde casa o hacer "home office" y también un desafío para empleadores y trabajadores acostumbrados a trabajar desde sus corporativos: ser productivos en un ambiente distinto a la empresa. 

Para empleadores se trata de confiar en que sus colaboradores, pueden y efectivamente cumplirán con sus responsabilidades, a pesar de no estar sentados en la oficina; y para colaboradores, el compromiso de trabajar y cumplir sus objetivos en un ambiente destinado al esparcimiento, al descanso.

Es fundamental entender que hacer "home office" es mucho más que no ir a la oficina, implica ponerse en el "modo" trabajo, en un espacio que nuestra mente y cuerpo asimila como un lugar en el que no se trabaja... y cambiar esa predisposición, es muy importante para hacer de esta práctica una experiencia exitosa y replicable, después de la contingencia.

Como emprendedora, pasé de la experiencia de trabajar en un corporativo a crear un espacio de trabajo en mi casa; y si bien es cierto que tuve la ventaja de viajar mucho por trabajo y estar en la situación real de convertir mi laptop y una conexión a Internet en mi "oficina itinerante" antes y después de crear mi negocio, les confieso que cuando se trataba de hacer "home office", mi productividad no era la misma.

Por eso me animé a compartirles, mis recomendaciones para hacer de la experiencia de trabajar en casa, una práctica exitosa.

1.- Crea un espacio para tu "oficina en casa"

Además de ayudarte a ti en lo personal a ponerte en el "mood" oficina-trabajo; te permite, mostrarle a tu familia, que al ubicarte en ese espacio, estás trabajando y no estás disponible para compartir con ellos.

Es muy importante, que en ese espacio, tengas lo que necesitas para trabajar cómodamente. Te recomiendo que consideres:

  • Si es una habitación, sería ideal que tenga una puerta que puedas cerrar; si no la tiene, trata de que sea un espacio con "poco tráfico" en tu casa, una habitación alejada, de ser posible lejos de la cocina o el baño. Importante, que tenga una iluminación adecuada, nivel de ruido y distractores mínimos
  • Checa que en tu oficina tengas Internet y también "llegue" la señal de tu celular... ah y que tengas conectores de electricidad para mantener tu laptop y teléfonos con batería
  • Una mesa y silla cómoda, con iluminación adecuada. Recuerda que pasarás varias horas trabajando, por lo que debes estar lo más confortable posible.

2.- Establece horarios

  • Fija las horas de trabajo, tal como lo haces en la oficina, y respétalos. Lo ideal, es disponer el mismo número de horas que estas regularmente en la oficina, para trabajar.
  • Haz un horario y compártelo con tu familia. Imprime tu horario en una hoja de papel y colócalo a la vista de tu familia; en mi caso, funciona pegarlo en la puerta de mi oficina en casa y en la puerta del refrigerador. Es importante que coloques claramente la hora de inicio y fin del trabajo, las horas de pausa para comer, los momentos en los que no pueden interrumpirte y en los que necesitas mínimo ruido (porque estarás en una llamada o conferencia.
  • Disponte físicamente a trabajar. Desde vestirte para trabajar, hasta ubicarte en el espacio físico que definiste como "oficina en casa" en el horario establecido.

Una recomendación: No cambies tus horarios. Levántate a la misma hora, y usa el tiempo que regularmente te tomas para trasladarte a tu oficina y de regreso a casa, para una actividad personal, como hacer ejercicio, tomar un curso en línea, hacer tarea con tus hijos, preparar la comida, organizar o reparar un espacio en tu casa.

3.- Crea y mantén una dinámica de "trabajo" con tu equipo

  • Comparte tu agenda con tu equipo. Crea un calendario compartido que permita a los miembros de tu equipo saber cómo estás distribuyendo tu tiempo (trabajo, juntas, espacio disponible para llamadas, reuniones) y cómo están avanzando en los temas pendientes.
  • Establece claramente los medios para trabajar de manera colaborativa con tu equipo, la plataforma que usarán para hacer reuniones, deadlines para entregas de pendientes, etc.
  • Crea una dinámica para informas a tus compañeros el inicio y fin de la jornada. Inicia el día con una video llamada, para revisar el plan de trabajo del día. Haz una llamada o envía un mensaje al comienzo de la jornada de la tarde y otro para terminar el día. Aunque parezca algo superfluo, ayuda mucho a "crear" una dinámica de trabajo en equipo que favorece la interacción y el mantenimiento del ambiente de trabajo.
  • Crea y comparte minutas de las reuniones a las que tus compañeros involucrados en un proyecto no hayan asistido, para comunicarles las tareas a las que te comprometiste como equipo y en las que requieres su apoyo. Es una muy buena práctica compartir esta información también con tus supervisores

Hacer "home office" no es fácil, y aunque parezca que no es para todos, mi experiencia me permite creer que si es posible. Eso si requiere de disciplina, responsabilidad y compromiso.  Y definitivamente, vale la pena intentarlo; pues más allá de la contingencia actual, los beneficios en productividad y calidad de vida para empleadores y colaboradores son inmediatos.